«Flexibilität, Agilität, Interdisziplinarität – früher waren das Schlagworte. Heute sind sie Grundwortschatz.» – Rolf Bielser, Geschäftsleiter der Firma Computare GmbH, erläutert Trends und Herausforderungen im Projektmanagement und gibt Tipps für Firmen und Mitarbeitende.
In vielen Unternehmen nimmt die Bedeutung des Projektmanagements aufgrund der steigenden Anzahl Projekte stetig zu. Wie kann eine Firma ihre Mitarbeitenden in dieser Entwicklung unterstützen?
Bei einem Projekt muss stets klar sein, dass der Mensch im Mittelpunkt steht. Oft werden Projekte sehr vom Aspekt Technik dominiert – sei es, weil sich ein Projekt um Technologie dreht oder sei es, weil die Planung und Umsetzung viel zu stark auf die eingesetzten technischen Managementtools fokussiert. Tatsächlich aber muss verstanden werden, dass Technologie letztendlich Mittel zum Zweck ist und Projekte nach wie vor von Menschen gemacht werden. Uns fällt immer wieder auf, dass Projekte vor allem dann erfolgreich verlaufen, wenn Themen wie Teamgeist, Leadership und Motivation, aber auch Methodenkompetenz und Soft Skills ernst genommen und systematisch aufgebaut werden. Hier findet sich ja auch unser Portfolio wieder: Methodenkompetenz bezüglich der Führung von Projekten, Soft Skills für Leiter und Mitarbeiter und – nicht zuletzt – Prozesswissen und -verständnis.
Sie haben im Projektmanagement jahrelange Erfahrung. Was macht für Sie den Job als Projektmanager besonders spannend?
Wiederum die Menschen. Natürlich ist uns allen klar, dass eine Vision erst Wirklichkeit werden kann, wenn daraus entsprechende Projekte abgeleitet und erfolgreich umgesetzt werden. Ohne erfolgreiche Projekte nützen also die schönsten Ideen nichts. Aber die Statistiken zeigen es: nur eine geringe Prozentzahl von Projekten wird in Time/Quality/Budget umgesetzt. Hier besteht also enormes Potential! Projekte sind immer grosse Herausforderungen, in denen sich Teamgeist, Kompetenzen, Flexibilität, Führungskompetenzen usw. voll entfalten können und müssen. Hier wird oft entschieden, ob gute Ideen auch zu guten Ergebnissen führen, ob Unternehmen erfolgreich existieren, ob Ressourcen sinnvoll genutzt werden. Wenn das nicht spannend ist...
Was hat sich im Projektmanagement in den letzten Jahren stark verändert und wo sehen Sie Trends?
Projekte leben in wesentlich kürzeren Zyklen. Planungsgrundlagen und Visionen ändern sich teilweise schon während ihrer Entwicklungsphase, fast immer aber mitten in der Umsetzung. Flexibilität, Agilität, Interdisziplinarität – früher waren das Schlagworte. Heute sind sie Grundwortschatz.
Welches sind Ihrer Meinung nach die grössten Herausforderungen, mit denen man als Projektleiter konfrontiert wird?
Projekte verlaufen in einer seltsamen Mischung aus gründlicher Planung und flexibler Reaktion auf Unerwartetes. Das zu handhaben erfordert ausgeprägte Methodenkompetenzen und eine hohe Problemlösefähigkeit. Genauso wichtig aber ist die Führungskompetenz – die «Leadership» eines Projektleiters, der die Balance zwischen so verschiedenen Faktoren wie Motivation, Zuverlässigkeit, Kreativität, Ehrgeiz, Teamgeist und persönlichem Engagement immer wieder herstellen muss – vor allem, wenn ein Projekt in schwierige Phasen kommt. Eine der schwierigsten Aufgaben ist es oft, in «Trouble-Phasen» die konstruktive Atmosphäre und Motivation im Team zu bewahren, «Fingerpointing» und Frustration zu vermeiden und allen immer wieder den Blick auf das gemeinsame Ziel zu öffnen. Projekte sind menschlich!
Welche Risiken birgt das Führen von Projekten über mehrere Organisationen oder Standorte hinweg?
Das Führen von Teams über mehrere Standorte oder Organisationen hinweg ist immer schwierig. Menschen sind soziale Wesen mit einer hochkomplexen Kommunikation. Wenn wir uns klarmachen, dass die verbale Kommunikation nur einen Bruchteil unserer Kommunikation ausmacht, wird z.B. rasch klar, wie viele vielleicht wichtige Informationen im Projektteam verloren gehen können. Insbesondere «unfertige» Ideen, «noch» nicht ausgesprochene Bedenken etc. gehen in solchen Situationen oft verloren, könnten aber erfolgsrelevant sein. Ein Projektleiter mit lokal verteilten Teams muss sehr aufmerksam kommunizieren und möglichst hohe Methodenkompetenzen für das virtuelle Führen und Kommunizieren mitbringen. Hier haben wir wieder ein gutes Beispiel, wie notwendig Soft Skills für Projektleiter sind.
Können Sie uns von einem besonders lehrreichen Projekt berichten, das Sie geleitet haben? Weshalb war es für Sie so lehrreich?
Es gibt ein Gleichnis über das Schachspiel: "Du musst ein Spiel verlieren, um zu lernen!"
Die lehrreichsten Projekte waren und sind für mich Projekte, die mich an den Rand gebracht haben, vielleicht sogar darüber hinaus. Wer glaubt, dass ein erfahrener Projektleiter jedes Projekt sicher und problemfrei ins Ziel führen kann, ist naiv. Ich erlebe immer wieder, dass wir alle gemeinsam Ausgangslage, Rahmenbedingungen oder Risiken falsch einschätzen und gezwungen werden, immer wieder neu zu sondieren, Planungen umzuwerfen, "Trouble Shooting" zu machen. Das ist normal, aber anstrengend. Und sehr, sehr lehrreich. Entscheidend ist, dass man auch in komplizierten Situationen weiter professionell, strukturiert und motiviert arbeitet – und zwar im Team.
Die wichtigste Lektion ist wohl, in Problemsituationen nicht zum Einzelspieler zu werden, sondern erst recht auf die Kraft des Teams zu setzen. Also über die lehrreichsten Projekte möchte ich lieber nicht berichten (lacht).
Über welche Fähigkeiten sollte man insbesondere verfügen, um in Zukunft erfolgreich Projekte leiten zu können? Und wie kann man sich diese aneignen?
Projektleiter benötigen einen ganzen Katalog an Fähigkeiten. Natürlich sind da Methodenkompetenzen. Diese kann man in Kursen und Trainings erwerben. Wobei allen klar sein muss: Ein Kurs oder Training ist nur ein erster Schritt in eine riesige Welt! Nur wer neugierig ist und weiter Wissen, Ideen und Best Practices sammelt, ausprobiert und reflektiert, kommt wirklich weiter. Projektleiter sind nie fertig... Dann haben wir Persönlichkeitseigenschaften wie Belastbarkeit, Stressresistenz, Teamfähigkeit aber auch Durchsetzungsstärke und Überzeugungskraft. Sehr notwendig sind auch «Soft Skills» zu Themenbereichen wie Kommunikation, Moderation und Präsentation, Konfliktmanagement usw. Also sind Projektleiter recht bunte Persönlichkeiten.
Rolf Bielser ist Geschäftsleiter der Firma Computare GmbH. Er ist als Dozent an den Klubschulen Basel und Luzern tätig und unterrichtet verschiedene Module im Lehrgang Projektmanagement.