PowerPoint – Achtung Stolpersteine

Die vier wichtigsten Grundregeln

PowerPoint ist das wohl meistverschriene Tool in der Office-Welt. Der Ruf einer guten Software leidet, weil Anwender visuelle Fehler machen.

PowerPoint Präsentation - gute Vorbereitung

Wer kennt es nicht: eine nicht enden wollende PowerPoint-Präsentation, Hunderte von Bulletpoints, eingefügte Excel-Tabellen, unleserliche Schriften, Referenten, die von den Folien ablesen, verpixelte und unscharfe Bilder. Das muss nicht sein. Wer ein paar Grundregeln berücksichtigt, kann mit PowerPoint bei den Zuschauern punkten.

Geübte Referenten wissen: PowerPoint ist keine schriftliche Dokumentation, in der alles ausführlich beschrieben wird und Leser sich ausgiebig darin vertiefen wollen. PowerPoint funktioniert wie ein Plakat oder wie ein Bild. Alles muss schnell gehen. Eine Folie darf die Betrachter nicht zum ausführlichen Lesen verleiten. Bloss: beim Vermitteln von sprachbasierten Inhalten ist dies schwierig. Wer liest, wendet den Blick vom Referenten ab. Dieser verliert als „Hauptdarsteller“ den Kontakt zum Publikum – die Höchststrafe für jeden Redner. Hier die wichtigsten Grundregeln.

Schriftgrösse nicht unter 16 Punkt

Schriften müssen unbedingt leserlich sein. „Entschuldigen Sie bitte, die Grösse kann man jetzt nicht lesen, aber das hier ist nicht so wichtig.“ Mit Verlaub, alles, was nicht wichtig ist, gehört nicht auf eine Folie. Eine Excel-Tabelle, die als Grafik mit zu kleiner Schrift importiert wurde, ist Valium für die Zuschauer. 16 Punkt ist als Grundschrift eine gute Grösse und hat den Vorteil, dass Folien nicht mit Text überladen werden. Die Schriftgrösse, die der Beamer an die Leinwand projiziert (in cm gemessen), kann aus 500-mal grösserer Distanz noch gelesen werden. Eine zwei Zentimeter grosse Schrift auf der Leinwand kann aus 10 Meter Distanz gerade noch gelesen werden.

Keine ganzen Sätze

Wer ganze, und schlimmer noch, lange Sätze auf die Folie schreibt, zwingt die Zuschauer dazu, sie zu lesen. Sie lesen dann selbstverständlich die ganze Folie, bevor der Referent den ersten Punkt fertig vorgetragen hat. Die Gedanken der Zuschauer folgen nicht dem Referenten. Anstelle ganzer Sätze dürfen nur knappe Aufzählungen oder Schlagworte auf der Folie zu sehen sein. Die Folie ist eine visuelle Unterstützung für das Gesagte. Nicht umgekehrt.

Weniger ist mehr

Man muss nicht alles auf die Folie bringen, was man weiss oder eventuell auch noch zu sagen hätte. Mehr als fünf Bulletpoints überfordern die Zuschauer. Wenn dann auch noch Bilder, Logos oder Grafiken hinzugestellt werden, ist das Chaos perfekt. Es ist angenehmer für die Betrachter, wenn eine übervolle Folie auf zwei oder drei Folien aufgeteilt wird. Ein gutes Bild oder ein Zitat kann auch mal ganz allein seine Wirkung entfalten.

Scharfe, knackige Bilder

Bilder sind die Essenz jeder guten Präsentation. Bilder nehmen die Zuschauer mehr gefangen als es langfädige Texte vermögen. Deshalb bei drohender Textlastigkeit auch mal Bilder als Gedankentrenner zwischen den Folien einsetzen. Bilder müssen erstens gross, eventuell seitenfüllend gezeigt werden, denn nur gross kommen sie richtig zur Geltung. Zweitens müssen sie qualitativ gut sein. Wer kleine Bilder aus dem Internet kopiert, tut sich keinen Gefallen. Beim Skalieren in Powerpoint treten Unschärfen, Treppeneffekte und andere Bildfehler auf. Lieber kein Bild als ein sichtbar schlechtes!

Natürlich gibt es noch weitere Regeln, die für eine brillante Präsentation wichtig sind. Redner sollten frei sprechen, was nichts mit PowerPoint zu tun hat. Auch ist davon abzuraten, PowerPoint-Präsentationen als Hand-outs abzugeben. Solches kann nur verlangen, wer das Wesen von PowerPoint nicht verstanden hat. PowerPoint ist eine visuelle Unterstützung eines Referenten, dem man „gerne an den Lippen klebt“, nicht eine Dokumentation fürs Selbststudium. Zuletzt sind Fusszeilen in PowerPoint überflüssig. Das Datum kennt jeder, es gehört so wenig auf die Folien wie das Meeting, die Seitenzahl oder ein Copyright-Vermerk, der sowieso nicht richtig ist, wenn Texte, Bilder und Zahlen aus einer Fremdquelle stammen.


Beitrag Präsentation - Beispiel

Folie 1
Auf den ersten Blick zu erkennen: zu viele Elemente, zu kleine Schrift, schlechte Bilder, auf denen kaum etwas zu erkennen ist. So etwas ist unzumutbar.


Beitrag Präsentation - Beispiel


Folie 2
Einfache Visualisierungen helfen, das Gesagte besser zu speichern. 


Beitrag Präsentation - Beispiel

Folie 3
Eine tabellarische Übersicht wirkt so besser als in Form einer „gewöhnlichen“ Exceltabelle. 


Beitrag Präsentation - Beispiel

Folie 4
Statt kleiner Kuchendiagramme ist eine kreative Umsetzung viel erfrischender. Auf die Genauigkeit kommt es in der Visualisierung nicht an.


#collaboration #präsentation


Autor

Ralf TurtschiRalf Turtschi
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