E-Mail-Signaturen: wichtige Werbemöglichkeit

Machen Sie Werbung in eigener Sache

E-Mail-Signaturen sind die elektronische Visitenkarte eines Unternehmens oder einer Privatperson. Sie erleichtern den Kontakt über die Mail hinaus. Telefonnummern und Website-Adressen sind hilfreich Informationen, wenn jemand unterwegs per Fingertipp telefonieren oder eine URL aufrufen möchte. Signaturen bieten jedoch auch Werbemöglichkeiten.

Die E-Mail-Signatur wird als Vorlage im Mailprogramm unter «Einstellungen» eingerichtet. Die hier gezeigten Beispiele stammen aus dem Programm «Mail» auf der Apple-Plattform. Firmen können E-Mail-Signaturen von einem Server aus zentral einrichten und an die einzelnen Accounts vergeben. Gestaltungsfreiheit hat der Anwender wenig. So besteht die Möglichkeit, Signaturen zeitlich auf einen Event hin einzuschränken, sie zu individualisieren, Sprachwechsel vorzunehmen oder zielgruppengerecht aufzubereiten. Der Zeitaufwand für die Herstellung von Mail-Signaturen ist klein, die Distribution einfach – jeder Mail-Kontakt ist eine angesprochene Person einer Zielgruppe. Als ergänzende Werbemöglichkeit sind Mail-Signaturen deshalb nicht zu unterschätzen und sollten deshalb in den Marketing-Mix eingebunden und terminiert werden.

Textdaten mit Links

Signaturen bestehen meistens aus reinen Textdaten, die verlinkt sein können. Eine Telefonnummer lässt sich auf dem Handy per Fingertipp direkt anwählen. Wer auf der sicheren Seite sein will, gibt deswegen besser keine Sonderzeichen wie Klammern oder Bindestriche zur Gliederung der Telefonnummer ein. Für unterwegs sind diese Touchpoints in der Signatur überaus hilfreich.

Optisch soll die Signatur mehrere Mails in Folge voneinander trennen. Linienelemente, die aus Bindestrichen oder Underscores (Alt + Bindestrich) zu Trennelementen zusammensetzt werden, haben diesen Effekt. Bequemlichkeitshalber kann gleich noch die Grussformel «Freundliche Grüsse, Vorname, Name» mit in die Signatur reingesetzt werden. Das Kreuzchen «Signatur über den zitierten Text setzen» gewährleistet, dass die Signatur beim Beantworten der Mail zuoberst steht, und man die Antwort vor die Grussformel schreiben kann. Sonderzeichen oder Emoticons, die man nicht gleich auf der Tastatur findet, kann man über die Zeichentabelle (PC) oder über Tastaturübersicht (iOS) eingeben.

Signaturen - Einstellung

Bild 1: Eine textbasierte Signatur mit Underscore als Linienelement. In das Fenster unter Signatur lässt sich auch direkt ein Bild hineinziehen.


Mehr Aufmerksamkeit mit Bildern

Auch Bilddaten können Teil einer Signatur sein. Bilder fallen im Textumfeld viel mehr auf, sie ziehen den Blick auf sich. Bilder sind jedoch auch im übertragenen Sinn gewichtig. Obschon die heutigen Datenleitungen auch Mails mit mehreren Megabytes problemlos übertragen, ist es ein Akt der Vernunft und Höflichkeit, nicht gleich alle Mailserver mit Bildern zu belasten, die niemand wünscht. Wenigstens möchte man diese so platzsparend wie möglich anlegen.

Welche «Bilder» kommen in Frage? Es können Logos sein, ein Slogan, Hinweise auf einen Event oder eine Messe, Aktionen oder Werbung generell. Die Mail dient hier als Transportvehikel, um Botschaften zu platzieren. In der Fachsprache ist dies unter dem Begriff «White Space Marketing» bekannt.

JPEG oder GIF?

Als Datenformat bieten sich JPEG oder GIF an. Damit können Bilder in einer akzeptablen Qualität komprimiert werden. Bei JPEG hat man verschiedene Kompressionsstufen zur Verfügung. Die Bildqualität wird zwar immer schlechter, die Bildgrösse in KB aber immer kleiner. Wichtig ist ein guter Kompromiss zwischen KB und Bildqualität. Eine Bildsignatur sollte möglichst nicht über 100 KB gross sein, da sie sonst als Zumutung empfunden wird. Zu arg verpixelte Bilder sind nicht ansprechend. Beim GIF-Export dagegen hat man zusätzliche Optionen, bestimmte Farbtöne als Pixel aus dem Bild herausrechnen zu lassen. GIF ist etwas kleiner als JPEG.

Bildaufbereitung

Bilder werden mit Photoshop oder Illustrator aufbereitet. Mit der Funktion «Exportieren > Für Web speichern» lässt sich die Bildgrösse verkleinern. Für die Verarbeitung von Fotos (Pixeldaten) wird Photoshop verwendet, für Schriftzüge und Logos (Vektordaten) der Illustrator. In Illustrator kommt zusätzlich das Format PNG zur Anwendung. Eine ideale Lösung besteht darin, Texte in Bilder einzuarbeiten.

Mailsignatur mit Bild

Bild 2: GIF-Bild, welches Texte enthält. In Photoshop aufbereitet, als GIF exportiert, 400 × 163 Pixel, 49 KB.

Mailsignatur erstellen

Bild 3: JPEG-Bild. In Photoshop aufbereitet, als JPEG exportiert, 886 × 362 Pixel, 117 KB.

Mailsignaturen - Einstellungen

Bild 4: In Photoshop wird das Bild fürs Internet optimiert. Es werden vier Qualitäten mit entsprechenden Optionen angeboten. Bildgrössen lassen sich direkt ablesen.


Logos lassen sich in Illustrator oder Photoshop für Internet trimmen. Aus Illustrator heraus bietet sich bei Vektorgrafiken Format PNG 8 an, welches sehr kleine Daten generiert.

Mailsignatur - Export aus Illustrator

Bild 5: Datei-Export aus Illustrator, Format PNG 8.

Mailsignatur - finale Datei

Bild 6: Die Dateigrösse umfasst lediglich 4 KB.

Die elektronische Unterschrift ist ein Touchpoint, mit welchem Kontakte geschaffen werden. Unter jede Mail gehört deshalb eine Signatur.


Fazit: Weniger ist mehr

Mails inklusive Bildsignaturen und Attachements zu verwalten, kann mitunter mühsam sein. Bildsignaturen werden genau gleich wie ein Attachement aufgeführt. Wenn eine Mail drei Attachements umfasst, zusätzlich noch das Firmenlogo, das ultimative Produktlogo mit Slogan und ein Bildchen beigegeben wird, ist die Verwaltung nicht sehr komfortabel. Eine Mail mit sieben Anhängen – ein NO GO. Durch eine halbwegs intelligente Zusammenfassung in Photoshop wird die Mail-Signatur mit nur einer Bilddatei aussagekräftiger als mit vier einzelnen.


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Autor

Ralf TurtschiRalf Turtschi
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